Online proctoring: Kan het ook anders? Hoe zit het met de AVG?

Vanwege de coronacrisis geven onderwijsinstellingen al een geruime tijd les op afstand, en dit zal voorlopig ook nog wel even blijven. Daar hoort het toetsen van studenten en leerlingen ook bij, en het lijkt erop dat de toetsing op afstand moet gebeuren. Diverse onderwijsinstellingen willen in dat kader gebruik gaan maken van online surveillance-software, wat ook wel ‘online proctoring’ wordt genoemd. Dit roept privacyvragen op zoals: hoe zit het met de AVG? Zijn er geen minder ingrijpende toetsingsalternatieven zodat er geen online surveillance-software gebruikt hoeft te worden? Waar moet ik aan voldoen volgens de AVG als ik wel online proctoring wil toepassen? Hier bestaat binnen de onderwijspraktijk vooralsnog veel onduidelijkheid over. Er zijn zelfs Kamervragen gesteld over het gebruik van surveillance-software bij toetsen. Ook hebben studenten al aangegeven erg bezorgd te zijn over hun privacy.

In deze blog zullen wij als Lumen Group ingaan op de vraag of online proctoring de juiste aanpak is vanuit privacyperspectief, en of er wellicht betere alternatieven bestaan. Daarnaast zullen we stilstaan bij de verwerkingsgrondslag waarvan wij denken dat die van toepassing is op het gebruik van online proctoring, indien toch hiervoor wordt gekozen. Tot slot zullen wij toelichten aan welke AVG-vereisten men nog meer moet denken bij het gebruik van online proctoring.

Waarom is ‘online proctoring’ een ingrijpend middel voor privacy van studenten en leerlingen?

Online proctoring ligt in het verlengde van de ‘klassieke’ toetsing in een klaslokaal of gymzaal waarbij een surveillant meekijkt, maar dan op een meer ingrijpende manier voor de privésfeer van studenten/leerlingen. Online proctoring wordt namelijk gebruikt om fraude gedurende een toets te herkennen en te voorkomen. In dit kader zal bij online proctoring de identiteit van de kandidaat vastgesteld worden en om het toetsingsproces te bewaken wordt er gebruik gemaakt van “live video streams”. Dit wordt vaak gerealiseerd door de webcam van de laptop in te schakelen, het scherm van de laptop te delen en de camera van een smartphone te richten op de omgeving waar de leerling de toets aflegt. 

Online proctoring kan als (erg) ingrijpend worden gezien voor de privacy van studenten/leerlingen. Online proctoring vindt namelijk plaats in de vertrouwde omgeving, waarbij de student of leerling letterlijk in de gaten wordt gehouden. Daarnaast worden de opgenomen beelden verwerkt binnen een proces waar de student/leerling in eerste instantie geen zicht op heeft en waarbij algoritmes ook beslissingen nemen aan de hand van beeldanalyse. Dit verwerkings- en beslissingsproces is vaak niet goed duidelijk voor studenten/leerlingen. Dit blijkt ook niet altijd even goed uit de privacyverklaring van de aanbieders van online proctoring.

Deze situatie vraagt dus om een juiste borging van de privacy van de student of leerling, maar ook is een gepaste beveiliging van het systeem vereist. In dit kader moet online toetsen op afstand worden uitgevoerd op een fraudebestendige manier, maar met respect voor de privacy én met inachtneming van de juiste veiligheidsmaatregelen. Omdat online proctoring dus een zeer ingrijpend middel is, levert dit naar ons idee waarschijnlijk een hoog privacyrisico op. Hierdoor is een DPIA (Data Protection Impact Assessment) verplicht. Lumen Group kan helpen bij het verrichten van deze DPIA.

Is online proctoring de beste privacyoplossing, of zijn er minder ingrijpende alternatieven?

Het is dus duidelijk dat online proctoring een ingrijpende inmenging in de privésfeer van studenten/leerlingen is. Daarom raden wij aan om zeker eerst te kijken naar alternatieven voor online proctoring. Naast de inzet van online proctoring zijn er ook mogelijk andere opties om de kwaliteit van het onderwijs te borgen en fraude tegen te gaan bij jouw onderwijsinstelling. Hiermee wordt dus hetzelfde doel bereikt, maar dan met minder ingrijpende middelen. Denk hierbij aan het aanpassen van de toetsingsvormen door middel van openboektentamens en essayopdrachten. Deze kunnen dan door plagiaatscanners (zoals Turnitin) of tekstanalysesoftware (zoals Ans) op verdachte zaken achteraf worden gecontroleerd. Dit is een minder ingrijpend middel dan online proctoring. Het gebruik van deze minder ingrijpende alternatieven ligt hiermee dan ook voor de hand en raden wij ook aan vanuit privacyperspectief.

Welke verwerkingsgrondslag moet ik gebruiken voor online proctoring?

Als een onderwijsinstelling toch gebruik wil maken van online proctoring, dan moet hiervoor een verwerkingsgrondslag voor worden gevonden. De AVG biedt verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens. Voor online proctoring lijken een drietal grondslagen relevant, namelijk: (A) de taak van het algemeen belang voor de onderwijsinstelling, (B) de toestemming van de student of leerling en (C) het gerechtvaardigd belang. Deze grondslagen worden hieronder in het kader van online proctoring uiteengezet, waarbij wij zullen aangeven hoe aannemelijk wij het gebruik van de diverse grondslagen vinden.  

A) Taak van algemeen belang

De eerste mogelijkheid om als verwerkingsgrondslag te gebruiken voor online procotoring is de uitoefening van een taak van algemeen belang. Deze grondslag ligt naar onze mening niet voor de hand. Voor deze grondslag zal het doel van online proctoring (het voorkomen van fraude) namelijk in overeenstemming moeten zijn met het doel die een publieke taak omvat. Weliswaar kan het verzorgen van onderwijs en het afnemen van toetsen aangemerkt worden als een publieke taak waarvoor een grondslag bestaat in de wet, maar dit levert geen grondslag op voor het doel om fraude te voorkomen. Het doel van online proctoring is niet direct verenigbaar met het doel van de publieke taak van een onderwijsinstelling, omdat online proctoring een ingrijpende inmenging in de privésfeer van studenten/leerlingen is. Wij zijn van mening dat het wenselijk is dat het gebruik van online proctoring een op zichzelf staande belangenafweging krijgt. Hierbij moet dan worden nagegaan of de rechten en vrijheden van studenten/leerlingen niet zwaarder wegen dan het noodzakelijk, gerechtvaardigd belang van de onderwijsinstelling. Het lijkt ons niet wenselijk dat de rechten en vrijheden van studenten/leerlingen niet centraal staan bij het gebruik van online proctoring door te kiezen voor de taak van algemeen belang als grondslag. Daarom lijkt deze verwerkingsgrondslag geen uitkomst te bieden voor online proctoring.

B) Toestemming

De tweede mogelijkheid om een grondslag te gebruiken voor de verwerking bij online proctoring betreft het vragen van de toestemming van leerlingen/studenten. Afgevraagd kan worden of de toestemming van een student of leerling een gangbare en werkbare grondslag is. Naar onze mening lijkt dit niet het geval te zijn, omdat een toestemming vrij gegeven moet zijn volgens de AVG. In deze kwestie kunnen er twijfels bestaan in hoeverre een student/leerling de keuze om een toets op afstand te weigeren als ‘vrij’ ervaart. Omdat de weigering voor het geven van toestemming betekent dat de student of leerling hierdoor een studievertraging oploopt, zal de student/leerling deze keuze niet snel maken en is deze toestemming dan ook niet vrij gegeven.

Een andere reden wat de gangbaarheid en werkbaarheid van deze grondslag in de weg kan staan, heeft te maken met de gevallen waarin studenten/leerlingen geen toestemming geven. In dergelijke gevallen moet de onderwijsinstelling een beschikbaar alternatief bieden en vaak is dit niet of lastig beschikbaar. Wanneer een groep studenten/leerlingen die geen toestemming hebben verleend beperkt in omvang is, dan zou een beschikbaar alternatief kunnen zijn dat deze studenten/leerlingen fysiek de toets komen afleggen op school. Het Kabinet sluit de mogelijkheid immers niet uit dat studenten/leerlingen toetsen kunnen afleggen op school wanneer dit noodzakelijk is. Hierbij moeten de veiligheidsmaatregelen en adviezen uiteraard wel in acht worden genomen ten behoeve van de gezondheid van de studenten/leerlingen en medewerkers.

C) Gerechtvaardigd belang

Een andere mogelijkheid als grondslag voor online proctoring is het gerechtvaardigd belang. Hierbij is dan geen voorafgaande toestemming van de student/leerling nodig. Deze grondslag is naar onze mening de meest gangbare grondslag voor online proctoring waarop onderwijsinstellingen zich moeten baseren.

Maak een belangenafweging

Om gerechtvaardigd belang als grondslag te gebruiken zal er voorafgaand een belangenafweging moeten plaatsvinden. Hierbij moet dan een afweging worden gemaakt tussen het doel van de gegevensverwerking en de rechten en vrijheden van de studenten/leerlingen. Wanneer het belang van de onderwijsinstelling om online proctoring te gebruiken zwaarder weegt dan de rechten en vrijheden van de studenten/leerlingen, dan kan er een (geldig) beroep worden gedaan op het gerechtvaardigd belang. Deze belangenafweging dient wel voldoende onderbouwd te worden om de noodzakelijkheid om online proctoring te gebruiken te kunnen bepalen.

Stel belang van onderwijsinstelling vast

Onderdeel van de belangenafweging is dat wordt vastgesteld en onderbouwd waarom de onderwijsinstelling een belang heeft bij online proctoring, en dat dit belang gerechtvaardigd is. Een onderwijsinstelling zou de volgende belangen kunnen hebben:

  1. Controleren wat de identiteit is van de student/leerling (wie maakt de toets?);
  2. Vaststellen dat er tijdens het maken van het toets geen fraude is gepleegd;
  3. Vaststellen dat de student/leerling niet langer bezig is met de toets dan het daarvoor gegeven tijdskader.

Noodzakelijkheid en proportionaliteit

Wanneer kan worden vastgesteld dat de onderwijsinstelling een belang heeft bij online proctoring, moet vervolgens worden gekeken naar de noodzakelijkheid en proportionaliteit van online proctoring. Zo zal moeten worden onderbouwd en aangetoond dat online proctoring noodzakelijk is om het belang van de onderwijsinstelling te bereiken. Daarnaast zal moeten worden gekeken of de inzet van online proctoring proportioneel is. Dit houdt in dat er gekeken moet worden of het gebruik van online proctoring in verhouding staat tot het doel dat de onderwijsinstelling nastreeft. Daarnaast moet ook gecheckt worden of er mindere ingrijpende middelen voor de hand liggen om het belang van de onderwijsinstelling te behartigen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aangepaste toetsingsvormen, zoals wij ook al eerder aangaven.

Om de noodzakelijkheid van online proctoring verder te kunnen aantonen is het naar onze mening van belang om vast te stellen of studenten/leerlingen de mogelijkheid hebben om wel of niet de toetsen fysiek op locatie te kunnen maken. Hierbij zullen de overheidsmaatregelen uiteraard een rol spelen. De overheid sluit momenteel de mogelijkheid om toetsen fysiek op school af te leggen immers niet uit. Heeft een school de mogelijkheid om op een veilige manier de toetsen fysiek af te nemen, dan zal de noodzakelijkheid om op afstand te toetsen minder waarschijnlijk zijn. Hier bestaat er mogelijk geen noodzakelijk gerechtvaardigd belang.

Als de noodzakelijkheid en proportioneel voldoende zijn onderbouwd, dan is er sprake van een gerechtvaardigd belang waarbij het belang van de onderwijsinstelling zwaarder weegt dan de rechten en vrijheden van studenten/leerlingen. Let er op dat het wel altijd van belang is dat de studenten/leerlingen de mogelijkheid hebben om de werkwijze van het toetsen op afstand in te zien en te controleren. Dit kan bijvoorbeeld door heldere en transparante beschrijving in de privacyverklaring.

Bied mogelijkheid tot bezwaar

De AVG (art. 21 AVG) geeft studenten/leerlingen de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen de beslissing van de onderwijsinstelling om online proctoring in te zetten. Studenten/leerlingen kunnen in specifieke situaties onderbouwd bezwaar aanvoeren tegen online proctoring. De onderwijsinstelling zal elk bezwaar afzonderlijk moeten beoordelen om te kijken of er nog steeds dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de inzet van online proctoring. Hierbij moet worden beoordeeld of voor de specifieke situatie het belang bij online proctoring zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de student/leerling. Indien deze niet bestaan, dan zal de onderwijsinstelling de verwerking van persoonsgegevens in kwestie moeten staken en daarmee de inzet van online proctoring. Zoals hierboven besproken, zal de beslissing om de verwerking te staken minder waarschijnlijk zijn wanneer aan een student/leerling écht geen alternatief geboden kan worden, zoals het fysiek afleggen van de toets op locatie.

Aan welke AVG-vereisten moet ik nog meer denken bij online proctoring?

Naast een verwerkingsgrondslag moet de onderwijsinstelling ook voldoen aan andere AVG-verplichtingen wanneer het gaat om online proctoring. Hieronder tref je de belangrijkste uitgangspunten.

Voer een DPIA uit

Zoals ook eerder vermeld, raden wij allereerst aan voorafgaand het inzet van online proctoring een DPIA (Data Protection Impact Assessment – een privacy risicoanalyse) uit te voeren om de privacy- en informatiebeveiligingsrisico’s inzichtelijk te maken en deze door middel van beheersmaatregelen te mitigeren of te elimineren. Bij het inzet van online proctoring worden veel persoonsgegevens verwerkt en kan sprake zijn van een niet-transparant proces, waarbij gebruik wordt gemaakt van algoritmes. Hierdoor lijkt sprake te zijn van hoge privacy- en informatiebeveiligingsrisico’s. Daarom vereist het inzetten van online proctoring strenge maatregelen en lijkt een DPIA verplicht te zijn. Lumen Group heeft veel ervaring met het uitvoeren van een DPIA en kan ook  jouw organisatie hierbij van dienst zijn.

Let bij de DPIA vooral op het beginsel van dataminimalisatie. De AVG schrijft voor dat de verzameling van persoonsgegevens beperkt wordt tot het minimale voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de taak in kwestie. Dit betekent dus onder andere dat er strikte bewaartermijnen van video opnames bepaald moeten worden. Slechts in uitzonderlijke gevallen zouden deze beelden geraadpleegd kunnen worden, zoals bij een verdenking van fraude.

Informeer betrokkenen

Daarnaast raden wij aan om een privacyverklaring en -beleid op te stellen waarin de onderwijsinstelling aangeeft hoe zij omgaat met persoonsgegevens met betrekking tot online proctoring. Geef daarbij specifiek aan op welk wijze (beslisregels) algoritmes worden ingezet. Uiteraard is het mogelijk dat de bestaande verklaring en beleid hiermee worden aangevuld.

Selecteer de applicatie zorgvuldig

Ook raden wij aan om zorgvuldig te zijn in het kiezen van de applicatie of tool die zal worden gebruikt voor het inzetten van online proctoring. In onze eerdere blog kun je teruglezen waar je op moet letten bij het kiezen van tools en applicaties. SURF maakte reeds een privacyrisico analyse over de beschikbare documentatie van drie online proctoring software aanbieders (Proctorio, ProctorExam en RPnow). Deze analyse kun je hier terugvinden.

Meer weten?

Wij hopen met het schrijven van deze blog een antwoord te hebben gegeven op de voornaamste vragen als het neerkomt op het gebruik van online surveillance-software. Mocht je naar aanleiding van deze blog nog een vraag hebben, stel deze dan gerust door te mailen naar info@lumengroup.nl of te bellen naar 030 – 889 65 75. Voor meer informatie over de AVG in het onderwijs verwijzen wij je graag naar onze andere blogs op de website van Lumen Group. Meer informatie over de AVG en het lesgeven op afstand kun je vinden in onze webinar. De webinar kun je terugkijken via deze link.