Effectief AVG kennis en bewustwording waarborgen tijdens de coronamaatregelen

Juist in tijden van corona is het erg van belang om kennis en bewustwording rondom privacy- en informatiebeveiliging actueel te houden. Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Ook op het gebied van privacy. Zeker nu leraren (deels) op afstand werken en lesgeven, wordt de kans op bijvoorbeeld datalekken vergroot. Vooral omdat ze dit waarschijnlijk ook in de toekomst blijven doen.

Lumen Group heeft daarom in samenwerking met Academy4Learning een online leerlijn (door)ontwikkeld, genaamd ’AVG in het klaslokaal: praktische handvatten voor kennis en bewustwording’. Deze leerlijn bestaat uit een e-learning, met aanvullend een verdiepende opfriscursus. We merken in toenemende mate interesse vanuit PO, VO en MBO voor deze online leerlijn, en met goede redenen!

Waarom kiezen voor onze online leerlijn?

De e-learning is een erg effectief middel om binnen het hele lerarenteam kennis en bewustwording te vergroten. Leraren kunnen overal ter wereld en in hun eigen tijd met de e-learning aan de slag, wat juist nu heel handig is. Op laagdrempelige wijze wordt – op basis van lastige juridische termen – een praktisch denkkader aangereikt omtrent de AVG. Ook kunnen leraren vanuit huis de informatie op hun eigen tempo tot zich nemen en worden daarnaast echt uitgedaagd om meer na te denken over de privacy in het klaslokaal. De opfriscursus biedt verdieping in de onderwerpen over privacy- en informatiebeveiliging in relatie tot de AVG. Dit gebeurt aan de hand van praktijkvoorbeelden en actuele thema’s.

Na het doorlopen van de online leerlijn hebben de deelnemers kennis genomen van een praktisch én toepasbaar denkkader, hebben ze veel praktijkvoorbeelden gezien en zijn ze beter op de hoogte hoe ze om kunnen gaan met persoonsgegevens.

Waaruit bestaat de online leerlijn?

De online leerlijn loopt gedurende een periode van 12 maanden. Leraren starten met het basisdeel van ± 45 minuten, waarbij ze op een praktische manier worden meegenomen in de AVG. Na afronding van deze e-learning ontvangen deelnemers een deelcertificaat, als bewijs dat ze hebben deelgenomen.

Vervolgens wordt er 10 maanden lang iedere maand een nieuw thema beschikbaar gesteld, waarin dieper wordt ingegaan op de materie en actualiteiten. Hierbij komen thema’s als veilig thuiswerken, omgaan met rechten van betrokkenen en wachtwoorden aan bod.  Na de afronding van alle casuïstiek ontvangen deelnemers een certificaat van afronding, wat bijdraagt aan de aantoonbaarheid.

Interessant voor het bestuur: Rapportage van de vorderingen

Het is mogelijk dat de voortgang van de leraren wordt gemonitord aan de hand van een dashboard of (anonieme) rapportage. Zo kan bijvoorbeeld het bestuur op schoolniveau zien wat de vorderingen zijn. Daarbij is zichtbaar op welke vragen er goed gescoord wordt en met welke vragen de deelnemers meer moeite hebben. Dit biedt de mogelijkheid voor het voeren van verdere gesprekken over privacy- en informatiebeveiliging, zodat bewustwording op diverse manieren in de onderwijsorganisatie wordt gebracht. Ook draagt een dashboard of rapportage bij aan de aantoonbaarheid dat de onderwijsorganisatie privacy- en informatiebeveiliging serieus neemt en hierop actie onderneemt.

Meer weten?

Download de Flyer of vraag een demo aan. Voor andere vragen kunt u contact opnemen via info@academy4learning.nl.  Goed om te weten: bestaande klanten van Lumen Group ontvangen 30% korting.

Hoe kan je de NTA 7516 toepassen met het gemak van gewoon e-mailen?

Bij Lumen Group hebben wij de afgelopen tijd gemerkt dat ‘veilig mailen’ een steeds actueler onderwerp is geworden. Mede naar aanleiding van de publicatie van de NTA 7516 krijgen wij in toenemende mate hierover vragen.  Met de publicatie van de NTA 7516 op 15 mei 2019 is er voor het per e-mail versturen van persoonlijke gezondheidsinformatie een veldnorm in het leven geroepen. Dit houdt in dat Iedere professional die persoonlijke gezondheidsinformatie per e-mail wil versturen, gebruik moet maken van een NTA 7516-veilig e-mail product én ook zelf moet voldoen aan de eisen van de NTA 7516.

In de praktijk kan dit tot problemen leiden. Wanneer de ontvanger van jouw e-mails vanwege vertragende beveiligingsmaatregelen moeite moet doen om ze te vinden, te openen en te lezen, dan gaat tot wel 30% van de door jou gestuurde berichten verloren. En dat terwijl de informatie in de e-mails juist zo belangrijk is! Zo schiet gegevensbescherming dus makkelijk z’n doel voorbij. Maar het kan ook anders: veilig mailen met het grootste gemak voor zowel de verzender als de ontvanger.

Wij vroegen Yvonne Hoogendoorn (CEO bij SecuMailer) om wat meer uitleg te geven in deze blog. SecuMailer heeft namelijk als initiatiefnemer voor de NTA 7516 een slimme oplossing voor veilig e-mailen, die zorgt dat zowel de ontvanger als de verzender moeiteloos en veilig kunnen blijven e-mailen.

Yvonne Hoogendoorn van SecuMailer over de NTA 7516 en veilig mailen:

Wie, wat, waar van de NTA 7516

  • Wie: Professionals die e-mails versturen met persoonlijke gezondheidsinformatie.
  • Wat: Digitale veiligheidseisen om privacy en doktersgeheim in e-mails te garanderen.
  • Waar: Gewoon in je mailbox en tijdens het e-mailverkeer.
  • Waarom: Om het lekken van persoonlijke gegevens te voorkomen.
  • Wanneer: Als je een e-mail verstuurt.
  • Hoe: Met de slimme beveiliging van SecuMailer die je niet merkt.

Word jij ook gek van al die ophaalberichten in je mail?

De afgelopen jaren is er in de zorg veel elektronische informatie uitgewisseld in portalen. Dit was nodig omdat e-mail verkeer niet veilig te versturen was. Een logische stap was om ook berichten bedoeld voor patiënten in een portaal te plaatsen. Hier kan zowel de patiënt of een andere zorg professional via een ophaalbericht  naar het portaal klikken en dan met een extra code of wachtwoord het bericht inzien. Hartstikke lastig vaak, en soms zelfs onmogelijk. Denk maar aan mijn berichtenbox van de overheid, dat is ook nooit een fijne ervaring.

Het goede nieuws is: Dit is niet meer nodig.

Door te kiezen voor SecuMailer voorkom je dat de beveiliging van e-mail door de ontvangers als ‘gedoe’ wordt ervaren. Het gebruik van portalen, fileshare servers en/of lokale plug-ins is namelijk niet nodig met SecuMailer. Je krijgt hiermee een oplossing die zoveel mogelijk lijkt op de ‘gewone’ manier van e-mailen, echter met de garantie van versleutelde aflevering.

Veel organisaties kijken nu naar een portaaloplossing voor veilig e-mailen omdat ze dit al vaker hebben gezien. De grote nadelen voor de ontvanger en de grote belasting voor de eigen ICT omgeving zijn echter goede redenen om de moderne oplossing voor veilig e-mailen zonder ophaalberichten en portalen te overwegen.

Maar hoe doe je dat dan met het beroepsgeheim van de (zorg)professional?

De artseneed werd in 1878 ingevoerd in Nederland en sinds dien is het dus al goed gebruik dat medische informatie niet zomaar bij de verkeerde persoon terecht komt. Niets nieuws dus dat ook per e-mail niet zomaar medische gegevens verstuurd kunnen worden. De zorgprofessional moet eerst vaststellen dat de ontvanger recht heeft op de informatie.

De eerste keer dat een patiënt bij een dokter komt moet hij zich inschrijven. Het BSN-nummer wordt vastgelegd, de identiteit wordt gecontroleerd met een officieel identiteitsbewijs en de adresgegevens worden in het medisch dossier gezet. Daarna hoef je bij je huisarts echt niet iedere keer je paspoort te laten zien.

Twee Factor Authenticatie. Maximaal 4 x per jaar

Voor vertrouwelijke e-mails kan het vaststellen van de identiteit van de ontvanger op de volgende manier. De zorg professional (of in ieder geval de organisatie) heeft e-mailadres en telefoonnummer van de ontvanger. De identiteit van de ontvanger kan je dan controleren door een combinatie van een e-mail en een bericht naar de telefoon.

Vanaf dat moment is zorgvuldig aangetoond dat de ontvanger is wie hij zegt te zijn en via het e-mailadres veilig te bereiken is. Alle e-mails kunnen vanaf dan veilig in de mailbox van de ontvanger komen. Na 90 dagen is het weer nodig om opnieuw een combinatie van e-mail en bericht op de telefoon te sturen.

Wettelijk kader

Sinds mei 2020 zijn er nieuwe regels voor veilig e-mailen met persoonlijke gezondheidsinformatie. Die zijn vastgelegd in de NTA 7516 veilig e-mailen in de zorg. Deze regels zijn gebaseerd op de volgende wettelijke kaders:

De AVG:

Privacywetgeving die verplicht tot het nemen van voldoende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen komen. E-mail moet volgens deze wet versleuteld verstuurd worden.

De WGBO:

Dit is de wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Hierin is het beroepsgeheim van de zorg professional vastgelegd. Omdat deze twee wetten ten grondslag liggen aan de NTA 7516, hoeft de NTA 7516 zelf geen wet te zijn, maar zijn de eisen wel verplicht voor iedereen de een medisch beroepsgeheim heeft. Veel lagere overheden en ministeries gaan ook met de regels van de NTA 7516 werken, omdat zij ook regelmatig persoonlijke gezondheidsinformatie nodig hebben of versturen.

Eisen Forum standaardisatie:

De open standaarden voor veilig digitaal internetverkeer die het forum standaardisatie oplegt aan (semi)overheden zijn ook toegepast in de NTA 7516 eisen. Ook dit is een reden waarom veel gemeenten en ministeries de NTA 7516 norm voor veilig e-mailen willen gaan toepassen.

Meer weten?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog een vraag hebben, stel deze dan gerust door te mailen naar info@lumengroup.nl of te bellen naar 030 – 889 65 75. Ook kun je direct contact opnemen met Yvonne Hoogendoorn via de website van SecuMailer.

Schoolmusicals in groep 8: Mag een livestream vanuit AVG-perspectief?

Nu de periode van schoolmusicals weer is aangebroken krijgen wij van steeds meer basisscholen de vraag of zij deze mogen livestreamen via een platform zoals Zoom, Youtube, Google Meet of Microsoft Teams. Het is vanwege de coronamaatregelen helaas niet altijd mogelijk om alle ouders in één zaal bij elkaar te laten komen. In deze blog zullen wij ingaan op wat er komt kijken bij het livestreamen van beelden waarop leerlingen te zien zijn.

Mag de schoolmusical gestreamd of opgenomen worden vanuit AVG-perspectief?

Ja dit mag, mits ouders toestemming geven hiervoor. Wanneer scholen de musical live willen streamen, dan verwerken zij beeldmateriaal van leerlingen. Dit geldt ook voor het opnemen van de livestream. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft expliciet bepaald dat voor het verwerken van beeldmateriaal van minderjarigen toestemming van de ouders is vereist. Een ouder zal voor het geven van toestemming goed geïnformeerd moeten worden, zodat bekend is waar de toestemming op toeziet, en de ouder zo een weloverwogen keuze kan maken.

Het feit dat de beelden in een ‘besloten’ online omgeving wordt gestreamd, zoals op een besloten Meet- of Teams-sessie, is hierbij niet relevant. Het uitgangspunt blijft dat toestemming nodig is voordat de beelden van een leerling gestreamd worden.

Is een nieuwe toestemming nodig?

Vaak hebben scholen al eerder specifieke toestemming gevraagd en verkregen van ouders voor het maken en publiceren van beeldmateriaal. Opnieuw vragen van toestemming is niet noodzakelijk wanneer het streamen van een musical verenigbaar is met de doelen die scholen hebben gesteld voor het verwerken van beeldmateriaal, en zoals deze zijn gecommuniceerd richting de ouders. Dit kan van toepassing zijn wanneer een van de doelen voor het verwerken van beeldmateriaal het opnemen van de schoolmusical in groep 8 is. Dit is per school verschillend en hangt dus af hoe breed de geformuleerde doelen waren waarvoor ouders al toestemming hebben gegeven.

Redelijke verwachting van privacy bij de ouders

Of een doel verenigbaar is, wordt door de school zelf bepaald door vast te stellen of de nieuwe verwerking (het livestreamen van de musical) onder de redelijke verwachting van privacy van de ouders (of leerling) valt. De wijze waarop de ouder is geïnformeerd bij een eerder gegeven toestemming is hierbij bepalend.

Bij het geven van de toestemming voor het maken van beeldmateriaal, had niemand vooraf verwacht dat het livestreamen van een musical nodig zou zijn door bijvoorbeeld het Coronavirus. Het livestreamen van de musical kan hierdoor een andere context in het kader van beeldverwerking met zich meebrengen dan waar in eerste instantie over is gecommuniceerd richting de ouders. Zo zal bij het opnemen van een musical doorgaans enkel een camera gebruikt worden die de beelden lokaal opslaat, en bij een livestream zullen beelden (tijdelijk) worden opgeslagen op de servers van platformen zoals die van Google of Microsoft. Als een ouder bij het geven van een eerdere toestemming niet goed geïnformeerd is over de verschillende kenmerken van de beeldverwerking, dan kan het streamen van de musical niet vallen onder de redelijke verwachting van privacy van de ouders (of leerling). In dit geval zou de school dus opnieuw moeten vragen om toestemming van de ouders.

Welke passende (technische) maatregelen moet de school treffen?

Wanneer scholen de musicals gaan livestreamen, dan moeten zij volgens de Autoriteit Persoonsgegevens wel goede beschermingsmaatregelen nemen. Navraag bij de AP door Lumen Group leert dat met het laatste wordt bedoeld: het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen.

Scholen moeten bijvoorbeeld gebruik maken van unieke uitnodigingslinks die gekoppeld zijn aan een ouder. Ook moeten scholen kiezen voor adequaat technisch beveiligde videodiensten, en zal er een verwerkersovereenkomst afgesloten moeten worden met de leverancier. Scholen moeten ook nadenken over of ze de livestream willen opslaan en hoe lang de beelden bewaard blijven.

Het is van belang om de ouders te vragen om de livestream of opnames die zij zelf hiervan maken, beperkt te houden tot een huishoudelijke kring, en deze niet via bijvoorbeeld social media of in groepschats te delen. Wanneer ouders de beelden wel delen, dan worden ze daarmee zelf verantwoordelijk voor de beelden die ze verspreiden.  

Alternatieve oplossing

Het kan goed zijn dat niet alle ouders toestemming geven voor de livestream. Dit betekent dat de livestream niet door kan gaan, tenzij live-editen een optie is. Hierbij zullen de kinderen waarvan de ouders geen toestemming hebben gegeven voor de livestream, onherkenbaar moeten gemaakt. Een alternatieve oplossing voor de livestream kan zijn om de schoolmusical op meerdere dagen te laten plaatsvinden, om zo de hoeveelheid ouders te verspreiden. Zo krijgen alle ouders van leerlingen de mogelijkheid om haar of zijn kind te zien optreden en hiervan zelf foto’s en films te maken. Ook hierbij is het van belang om de ouders te vragen om de livestream of opnames die zij zelf hiervan maken, beperkt te houden tot een huishoudelijke kring (zie ook hierboven).

Meer weten?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog een vraag hebben, stel deze dan gerust door te mailen naar info@lumengroup.nl of te bellen naar 030 – 889 65 75. Voor meer informatie over de AVG in het onderwijs verwijzen wij je graag naar onze andere blogs op de website van Lumen Group.