Bij Lumen Group hebben wij de afgelopen tijd gemerkt dat ‘veilig mailen’ een steeds actueler onderwerp is geworden. Mede naar aanleiding van de publicatie van de NTA 7516 krijgen wij in toenemende mate hierover vragen.  Met de publicatie van de NTA 7516 op 15 mei 2019 is er voor het per e-mail versturen van persoonlijke gezondheidsinformatie een veldnorm in het leven geroepen. Dit houdt in dat Iedere professional die persoonlijke gezondheidsinformatie per e-mail wil versturen, gebruik moet maken van een NTA 7516-veilig e-mail product én ook zelf moet voldoen aan de eisen van de NTA 7516.

In de praktijk kan dit tot problemen leiden. Wanneer de ontvanger van jouw e-mails vanwege vertragende beveiligingsmaatregelen moeite moet doen om ze te vinden, te openen en te lezen, dan gaat tot wel 30% van de door jou gestuurde berichten verloren. En dat terwijl de informatie in de e-mails juist zo belangrijk is! Zo schiet gegevensbescherming dus makkelijk z’n doel voorbij. Maar het kan ook anders: veilig mailen met het grootste gemak voor zowel de verzender als de ontvanger.

Wij vroegen Yvonne Hoogendoorn (CEO bij SecuMailer) om wat meer uitleg te geven in deze blog. SecuMailer heeft namelijk als initiatiefnemer voor de NTA 7516 een slimme oplossing voor veilig e-mailen, die zorgt dat zowel de ontvanger als de verzender moeiteloos en veilig kunnen blijven e-mailen.

Yvonne Hoogendoorn van SecuMailer over de NTA 7516 en veilig mailen:

Wie, wat, waar van de NTA 7516

• Wie: Professionals die e-mails versturen met persoonlijke gezondheidsinformatie.
• Wat: Digitale veiligheidseisen om privacy en doktersgeheim in e-mails te garanderen.
• Waar: Gewoon in je mailbox en tijdens het e-mailverkeer.
• Waarom: Om het lekken van persoonlijke gegevens te voorkomen.
• Wanneer: Als je een e-mail verstuurt.
• Hoe: Met de slimme beveiliging van SecuMailer die je niet merkt.

Word jij ook gek van al die ophaalberichten in je mail?

De afgelopen jaren is er in de zorg veel elektronische informatie uitgewisseld in portalen. Dit was nodig omdat e-mail verkeer niet veilig te versturen was. Een logische stap was om ook berichten bedoeld voor patiënten in een portaal te plaatsen. Hier kan zowel de patiënt of een andere zorg professional via een ophaalbericht  naar het portaal klikken en dan met een extra code of wachtwoord het bericht inzien. Hartstikke lastig vaak, en soms zelfs onmogelijk. Denk maar aan mijn berichtenbox van de overheid, dat is ook nooit een fijne ervaring.

Het goede nieuws is: Dit is niet meer nodig.

Door te kiezen voor SecuMailer voorkom je dat de beveiliging van e-mail door de ontvangers als ‘gedoe’ wordt ervaren. Het gebruik van portalen, fileshare servers en/of lokale plug-ins is namelijk niet nodig met SecuMailer. Je krijgt hiermee een oplossing die zoveel mogelijk lijkt op de ‘gewone’ manier van e-mailen, echter met de garantie van versleutelde aflevering.

Veel organisaties kijken nu naar een portaaloplossing voor veilig e-mailen omdat ze dit al vaker hebben gezien. De grote nadelen voor de ontvanger en de grote belasting voor de eigen ICT omgeving zijn echter goede redenen om de moderne oplossing voor veilig e-mailen zonder ophaalberichten en portalen te overwegen.

Maar hoe doe je dat dan met het beroepsgeheim van de (zorg)professional?

De artseneed werd in 1878 ingevoerd in Nederland en sinds dien is het dus al goed gebruik dat medische informatie niet zomaar bij de verkeerde persoon terecht komt. Niets nieuws dus dat ook per e-mail niet zomaar medische gegevens verstuurd kunnen worden. De zorgprofessional moet eerst vaststellen dat de ontvanger recht heeft op de informatie.

De eerste keer dat een patiënt bij een dokter komt moet hij zich inschrijven. Het BSN-nummer wordt vastgelegd, de identiteit wordt gecontroleerd met een officieel identiteitsbewijs en de adresgegevens worden in het medisch dossier gezet. Daarna hoef je bij je huisarts echt niet iedere keer je paspoort te laten zien.

Twee Factor Authenticatie. Maximaal 4 x per jaar

Voor vertrouwelijke e-mails kan het vaststellen van de identiteit van de ontvanger op de volgende manier. De zorg professional (of in ieder geval de organisatie) heeft e-mailadres en telefoonnummer van de ontvanger. De identiteit van de ontvanger kan je dan controleren door een combinatie van een e-mail en een bericht naar de telefoon.

Vanaf dat moment is zorgvuldig aangetoond dat de ontvanger is wie hij zegt te zijn en via het e-mailadres veilig te bereiken is. Alle e-mails kunnen vanaf dan veilig in de mailbox van de ontvanger komen. Na 90 dagen is het weer nodig om opnieuw een combinatie van e-mail en bericht op de telefoon te sturen.

Wettelijk kader

Sinds mei 2020 zijn er nieuwe regels voor veilig e-mailen met persoonlijke gezondheidsinformatie. Die zijn vastgelegd in de NTA 7516 veilig e-mailen in de zorg. Deze regels zijn gebaseerd op de volgende wettelijke kaders:

De AVG:

Privacywetgeving die verplicht tot het nemen van voldoende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen komen. E-mail moet volgens deze wet versleuteld verstuurd worden.

De WGBO:

Dit is de wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Hierin is het beroepsgeheim van de zorg professional vastgelegd. Omdat deze twee wetten ten grondslag liggen aan de NTA 7516, hoeft de NTA 7516 zelf geen wet te zijn, maar zijn de eisen wel verplicht voor iedereen de een medisch beroepsgeheim heeft. Veel lagere overheden en ministeries gaan ook met de regels van de NTA 7516 werken, omdat zij ook regelmatig persoonlijke gezondheidsinformatie nodig hebben of versturen.

Eisen Forum standaardisatie:

De open standaarden voor veilig digitaal internetverkeer die het forum standaardisatie oplegt aan (semi)overheden zijn ook toegepast in de NTA 7516 eisen. Ook dit is een reden waarom veel gemeenten en ministeries de NTA 7516 norm voor veilig e-mailen willen gaan toepassen.

Meer weten?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog een vraag hebben, stel deze dan gerust door te mailen naar info@lumengroup.nl of te bellen naar 030 – 889 65 75. Ook kun je direct contact opnemen met Yvonne Hoogendoorn via de website van SecuMailer.