Eerder schreven wij er al over, maar nu is het zo ver. De Wet Register onderwijsdeelnemers is per 1 juli 2020 in werking getreden. Op basis van deze nieuwe wet wordt de oude registerwetgeving voor onderwijsdeelnemers geharmoniseerd en gemoderniseerd. Met de nieuwe wet wordt beoogd de omgang met persoonsgegevens van leerlingen en studenten transparanter en flexibeler te maken. Zo wordt het nu mogelijk om langer dan één jaar oud-leerlinggegevens te verkrijgen voor evaluatie van het gegeven basisschooladvies. Dit is belangrijk voor PO/SO scholen die al jaren de resultanten opvragen van hun oud-leerlingen bij VO/VSO scholen. Dit brengt dus een verruiming van de termijn voor de gegevensoverdracht met zich mee. Ook is de bewaartermijn van de gegevens verlengd naar vijf jaar in plaats van twee jaar. Wat dit concreet inhoudt zal hieronder worden toegelicht.

Nieuwe wet: De Wet register onderwijsdeelnemers

Op basis van de nieuwe Wet register onderwijsdeelnemers is het overzicht van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens vereenvoudigd. Zo staan alle regels omtrent de doelen voor verstrekking van persoonsgegevens van leerlingen en studenten, de aanwijzing van de Minister als OCW als beheerder en verwerkerkingsverantwoordelijke en de verdere omgang met persoonsgegevens in één wet. Voorts zijn de vier bestaande onderwijsregisters (het basisregister onderwijs, het meldingsregister relatief verzuim, het diplomaregister en het register vrijstellingen en vervangende leerplicht) samengebracht tot één register: het register onderwijsdeelnemers.

Een andere wijziging is de termijn voor de gegevensoverdracht. De gegevensoverdracht ziet op het opvragen van resultaten van oud-leerlingen bij het VO/VSO.  Zo krijgen PO/SO scholen een beeld of het door hun gegeven schooladvies juist is of niet. Onder de oude wetgeving was dit slechts mogelijk voor het eerste VO/VSO leerjaar van de oud-leerling. Deze termijn is door de wetswijziging uitgebreid naar drie leerjaren, waardoor scholen in staat worden gesteld de kwaliteit van de advisering te verbeteren. De grondslag hiervoor is artikel 20 van de nieuwe wet Register Onderwijsdeelnemers.

Hoe werkt de wet in de praktijk?

De positie van individuele oud-leerlingen worden in het eerste, twee én derde leerjaar van het VO/VSO via het register onderwijsdeelnemers door DUO geleverd aan scholen voor PO of SO. PO/SO scholen krijgen deze gegevens voortaan geautomatiseerd. Doordat DUO deze gegevens zal leveren aan scholen, zal de privacy en informatiebeveiliging meer worden gewaarborgd. Scholen hoeven namelijk niet meer onderling gegevens uit te wisselen. Dit ging in de praktijk vaak mis.

Naast basisgegevens worden het leerjaar en het niveau van de leerling (schoolsoort, leerweg, uitstroomprofiel VSO) verstrekt. Onder de basisgegevens vallen in ieder geval: Identificerende gegevens, inschrijvingsgegevens, opleidingsgegevens, resultaatgegevens en overige basisgegevens. Daarnaast wordt ook het registratienummer van het VO- of VSO-school verstrekt. Uit het wetsvoorstel wordt duidelijk dat het enkel over de gegevens van de eerste drie leerjaren van het VO of het VSO kan gaan. Dit is, vergeleken met de huidige situatie, een flinke verbetering voor PO/SO scholen.

Waar dienen de PO/SO scholen rekening mee te houden?

Zoals hierboven ook is vermeld, is de bewaartermijn verlengd. De reden hiervoor is dus dat de terugkoppeling en overdracht van leerling- en studentgegevens nu mogelijk is in het eerste tot en met het derde leerjaar op het VO/VSO. Het is voor scholen van belang om rekening te houden met deze aangepaste bewaartermijn. Voorheen gold er een bewaartermijn van twee jaar. Door deze wetwijziging zal er een bewaartermijn gelden van vijf jaar voor de teruggekoppelde gegevens. Dit dient te worden opgenomen in het beleid voor bewaar- en vernietigingstermijnen binnen de organisatie en het verwerkingsregister.

Heb je vragen over dit artikel?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog een vraag hebben, stel deze dan gerust door te mailen naar info@lumengroup.nl of te bellen naar 030 – 8896575.