4 tips voor het leerlingdossier vanuit privacy perspectief

Welke persoonsgegevens zet je wel en juist niet in het leerlingdossier en hoe ga je zorgvuldig om met deze informatie, in lijn met de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG)?

Om de leerlingen onderwijs en begeleiding te geven, komen de meeste gegevens in het leerlingdossier in een LAS/LVS-systeem terecht, of in sommige gevallen nog in een papieren dossier. Het leerlingdossier is voor de onderwijsinstellingen enerzijds noodzakelijk om informatie over de onderwijskundige voortgang en administratieve zaken van een leerling in bij te houden en om aan de informatieplicht[1] richting ouders te voldoen. Aan de andere kant ligt overmatige vastlegging van gegevens op de loer, met mogelijk nadelige gevolgen voor de betrokken leerlingen, omdat gevoelige informatie over een leerling een stigmatiserende werking kan hebben. Dat risico speelt met name wanneer gegevens lekken en door onbevoegden worden ingezien. Daarnaast kan er ook een verkeerd beeld van een leerling worden geschetst als de gegevens niet accuraat, actueel of objectief zijn.[2] 

Daarom is het van belang dat scholen goed in beeld hebben welke informatie wel bestemd is voor het leerlingdossier, maar ook waarvoor het leerlingdossier juist níet is bedoeld en hoe hier zorgvuldig mee om te gaan. Lumen Group geeft hiervoor een aantal tips: 

Categorieën persoonsgegevens

Houd rekening met de door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) opgesomde categorieën van persoonsgegevens die het leerlingdossier kan bevatten. Let op: de AP wijst daarnaast op de mogelijke verplichting tot het uitvoeren van een DPIA, wanneer in het leerlingdossier gegevens met een hoog privacyrisico worden verwerkt.[3]

Relevantie

Weeg altijd af of informatie relevant is in het kader van de ontwikkeling van de leerling, dan wel administratief noodzakelijk of wettelijk verplicht is om vast te leggen.[4] Als de informatie geen van deze doelen dient, hoort het niet thuis in het leerlingdossier.

Objectiviteit

Het leerlingdossier is geen plek voor meningen over de leerling. Voorkom daarom subjectiviteit en houd het bij de feiten, bijvoorbeeld bij vastlegging van een incident op het schoolplein.[5]

Actualiteit

Sta periodiek stil bij de actualiteit van de gegevens in het leerlingdossier. Informatie die in het verleden is opgenomen kan verouderd zijn, waardoor het zijn actuele waarde verliest of zelfs feitelijk niet meer correct is. Houd tot slot de wettelijke bewaartermijn in het vizier; het uitgangspunt is dat je een dossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan.[6]

Meer weten over de AVG aspecten van het leerlingdossier? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze collega’s! Dit kan per e-mail op fg@lumengroup.nl of telefonisch op 030 – 889 65 75.

 

[1] Op basis van artikel 2.97 Wet voortgezet onderwijs 2020.

[2] Naast de informatieplicht van de school, hebben ouders en leerlingen vanaf 16 jaar een aantal rechten vanuit hun rol als betrokkenen. Zo hebben zij onder andere recht op inzage (artikel 15 AVG) en recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG)  van het leerlingdossier.

[3] SIVON voerde al verschillende generieke DPIA’s uit op de meest voorkomende LAS/LVS systemen. Deze moeten scholen wel nog naar hun eigen specifieke situatie beschrijven en aanvullen. De generieke DPIA’s van SIVON zijn hier te vinden.

[4] Bijvoorbeeld op basis van artikel 8 Wet register onderwijsdeelnemers, artikel 8.10 Wet voortgezet onderwijs 2020 en artikel 40b Wet op het primair onderwijs.

[5] Wanneer informatie over gevoelige situaties of gebeurtenissen worden vastgelegd, is het raadzaam om ouders/verzorgers en/of de leerling hiervan op de hoogte te stellen en eventueel in gesprek te gaan over de inhoud.

[6] Zoals bepaald door de AP.