Nadat het register is opgesteld moet het ook up-to-date gehouden worden. Het is geen eenmalige exercitie. Als er een verwerking verandert, bijvoorbeeld als er een nieuw systeem wordt aangeschaft of er een fusie plaatsvindt, moeten de bijbehorende verwerkingen aangepast worden naar de nieuwe situatie of nieuwe verwerkingen opgevoerd worden. Hiervoor moet een procedure opgezet worden. Deze procedure moet in ieder geval antwoord op de volgende vraagstukken bevatten:
- Wie is/zijn verantwoordelijk voor het updaten van het register (inhoudelijk, functioneel, voor het geheel of voor onderdelen)?
- Wie zijn verantwoordelijk voor het aanpassen van gegevensstromen, procedures, enzovoorts?
- Wie passen persoonsgegevens aan en met welke frequentie vindt dit plaats? Wat zijn “triggers” voor aanpassingen van persoonsgegevens?
Meestal wordt het beheer van het dataregister bovenschools gedaan. Daarbij wordt input gevraagd van de schoollocaties.
