Het stellen van regels, het uitvoeren van controles en het opleggen van sancties is vaak niet voldoende als het gaat om het bevorderen van gewenst gedrag bij medewerkers. Naast deze ‘hard controls’, kunnen ook ‘soft controls’ bijdragen aan de bevordering van gewenst gedrag bij medewerkers met betrekking tot de AVG-implementatie en de privacy bewustwording. De bedrijfscultuur speelt hierbij een cruciale rol.
In een juiste balans ten aanzien van regels, protocollen en procedures (hard controls), kunnen de volgende acht soft controls de kans vergroten op gewenst gedrag en daarmee de kans op risico’s en incidenten verkleinen:
- Helderheid voor bestuur, managers en medewerkers over wat gewenst en ongewenst gedrag is volgens de AVG. Hoe helderder de verwachtingen, hoe beter mensen begrijpen wat ze moeten doen, en hoe groter de kans dat ze dat ook écht doen.
- Voorbeeldgedrag van bestuur, hoger management en direct leidinggevenden. Hoe beter het voorbeeld dat in de organisatie wordt gegeven, hoe beter mensen zich gedragen; en omgekeerd.
- Betrokkenheid bij de organisatie van de kant van bestuur, management en medewerkers. Hoe meer de organisatie mensen behandelt met respect en ze betrekt, hoe meer mensen hun best doen om de belangen van de organisatie te behartigen.
- Uitvoerbaarheid van doelen, verantwoordelijkheden en taken. Hoe méér mensen kunnen beschikken over de juiste kennis en kunde, hoe beter ze kunnen doen wat van hen wordt verwacht.
- Transparantie van gedrag. Hoe beter mensen het gedrag van zichzelf en dat van anderen kunnen waarnemen, inclusief het effect ervan, hoe beter ze in staat zijn om het eigen gedrag aan te passen aan de verwachtingen van anderen.
- Bespreekbaarheid van standpunten, emoties, dilemma’s en overtredingen. Hoe meer ruimte mensen hebben om te praten over dit soort morele kwesties, hoe meer zij dit ook daadwerkelijk doen en hoe meer ze hierbij leren van anderen.
- Aanspreekbaarheid op fouten, incidenten en calamiteiten. Hoe veiliger mensen zich voelen met dingen melden, of met het direct aanspreken van anderen in de organisatie, hoe meer zij dit ook daadwerkelijk zullen doen en hoe meer ze van deze situaties leren.
- Handhaving door middel van het waarderen – of zelfs belonen – van gewenst gedrag en het bestraffen van ongewenst gedrag. Hoe beter de handhaving, hoe meer mensen zullen neigen naar wat wordt beloond en vermijden wat wordt bestraft.
Kijk voor meer informatie hier.
