Regelmatig krijgen wij vragen van scholen over de toepasbaarheid van de Archiefwet bij het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. We zetten het hieronder nog even op een rijtje.
Algemeen
Scholen vallen als een privaatrechtelijke rechtsvorm alléén onder de Archiefwet als het gaat om hun openbare gezagstaken, zoals het afgeven van getuigschriften of het besluit tot het verlenen van vrijstelling. Voor de samenwerkingsverbanden po en vo is de afgifte van de toelaatbaarheidsverklaring zo’n openbare gezagstaak. Ook de PO-Raad en VO-Raad hebben hierover al eerder een artikel gepubliceerd.
Selectielijst nieuwe Archiefwet 2021-2024
Het probleem is dat voor persoonsgegevens die horen bij deze ‘openbaar gezagstaken’ tot op heden geen bewaartermijnen zijn vastgesteld, niet voor PO noch voor VO. Dat betekent dat schoolbesturen nu zelf verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van bewaartermijnen en het opstellen van een zgn. selectielijst. De PO- en VO-Raad nemen deze verantwoordelijkheid na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet over, zo hebben de leden van de VO- en PO-raad op de ALV van 2 respectievelijk 9 juni 2022 de opgestelde concept bewaartermijnenlijst bekrachtigd. Deze selectielijst geldt voor de gehele onderwijssector. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, en de selectielijst is vastgesteld in de Staatscourant, kunnen scholen en samenwerkingsverbanden de bewaartermijnen uit de lijst gaan toepassen. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder schoolbestuur of samenwerkingsverband vanwege het besluit op de ALV’s.
Echter, de vernieuwde Archiefwet zal naar verwachting pas komend jaar inwerking treden. Tot die inwerkingtreding is er dus sprake van een overgangsperiode met het volgende advies:
Advies
Wij adviseren – mede aan de hand van het advies van de PO- en VO-Raad – het volgende:
- Vernietig voorlopig géén persoonsgegevens en gegevens rondom vrijstelling van de leerplicht;
- Bewaar deze persoonsgegevens op een aparte, extra beveiligde plek en tref hier de nodige autorisaties voor;
- Daarnaast adviseren de PO- en VO-Raad om zo veel mogelijk persoonsgegevens te anonimiseren die de bewaartermijnen al hebben overschreden. Wij achten dit advies ontoereikend, omdat de bewaartermijnen nog niet bekend zijn en dus niet duidelijk is wánneer gegevens geanonimiseerd dienen te worden. Neem daarom de twee vorige punten als uitgangspunt.
