Let op: dit artikel bevat updates. Lees het gehele artikel voor de meest actuele informatie.
Regelmatig krijgen wij vragen van scholen over de toepasbaarheid van de Archiefwet bij het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. We zetten het hieronder nog even op een rijtje.
Algemeen
Scholen vallen als een privaatrechtelijke rechtsvorm alléén onder de Archiefwet als het gaat om hun openbare gezagstaken, zoals het afgeven van getuigschriften of het besluit tot het verlenen van vrijstelling. Ook de PO-Raad en VO-Raad heeft hierover al eerder een artikel gepubliceerd.
Selectielijst nieuwe Archiefwet 2022-2023
Het probleem is dat voor persoonsgegevens die horen bij deze ‘openbaar gezagstaken’ tot op heden geen bewaartermijnen zijn vastgesteld, niet voor PO noch voor VO. Dat betekent dat schoolbesturen nu zelf verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van bewaartermijnen en het opstellen van een zgn. selectielijst. De PO- en VO-Raad nemen deze verantwoordelijkheid na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet over en zal een selectielijst opstellen die geldt voor de gehele onderwijssector. Echter, de vernieuwde Archiefwet zal naar verwachting pas in 2022-2023 inwerking treden. De verwachting is dat het pas ná de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet mogelijk wordt om bewaartermijnen en de selectielijst vast te stellen. Tot die inwerkingtreding is er dus sprake van een overgangsperiode met onderstaande tijdlijn en advies:
Tijdlijn
De nieuwe Archiefwet wordt in 2022-2023 van kracht. Tot die tijd worden de volgende acties gepland:
- Eind 2020 – 2021: Start opstellen selectielijst werkgroep met vertegenwoordiging van schoolbesturen;
- 2021: Concept selectielijst naar de ALV van de PO-Raad en VO-Raad;
- 2022 of 2023: Vaststellen selectielijst via het Nationaal Archief.
Advies
Wij adviseren – mede aan de hand van het advies van de PO- en VO-Raad – het volgende:
- Vernietig voorlopig géén persoonsgegevens en gegevens rondom vrijstelling van de leerplicht;
- Bewaar deze persoonsgegevens op een aparte, extra beveiligde plek en tref hier de nodige autorisaties voor.
- Daarnaast adviseren de PO- en VO-Raad om zo veel mogelijk persoonsgegevens te anonimiseren die de bewaartermijnen al hebben overschreden. Wij achten dit advies ontoereikend, omdat de bewaartermijnen nog niet bekend zijn en dus niet duidelijk is wánneer gegevens geanonimiseerd dienen te worden. Neem daarom de twee vorige punten als uitgangspunt.
Update d.d. 23-08-2022 – VO-raad bekrachtigt bewaartermijnenlijst
Op de ALV van 2 juni 2022 hebben de leden van de VO-raad de opgestelde concept bewaartermijnenlijst bekrachtigd. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de (concept) groepsselectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder schoolbestuur of samenwerkingsverband vanwege het besluit op de ALV’s.
Volgens de vernieuwde planning van het Nationaal Archief vindt er in 2023 consultatie plaats bij een externe deskundige. In de loop van 2024 wordt de nieuwe selectielijst in gebruik genomen.
