Mag een vo-school bij overdracht naar een mbo persoonsgegevens delen van de leerling?

Indien een leerling overstapt van het voortgezet onderwijs (vo) naar het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) vragen veel mbo’s de VO-school om enkele persoonsgegevens van de betreffende leerling toe te sturen. De reden hiervoor is het belang van het voorkomen van voortijdig schoolverlaten. Het delen van persoonsgegevens is in beginsel niet toegestaan. De vraag is of vo-scholen deze gegevens mogen delen?

Wetswijziging

Met de wetswijziging van artikel 103b van de Wet op het voorgezet onderwijs van 1 augustus 2020 is het voor overdracht van gegevens bij de overstap van een leerling tussen twee vo-scholen of van vo-school naar mbo-opleiding niet meer verplicht dat de leerling of ouders toestemming geven. De verwerkingsgrondslag is nu op basis van de wet.

Welke gegevens?

Het voorgaande betekent dat leergegevens en direct met het leren samenhangende begeleidingsgegevens uitgewisseld mogen worden tussen een vo-school en een mbo-instelling op grond van de wet. In het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens is gespecificeerd om welke gegevens dit gaat:

  • Gegevens omtrent onderwijshistorie (artikel 4);
  • Gegevens omtrent leerresultaten (artikel 4);
  • Gegevens omtrent stage- en werkervaring (artikel 4);
  • Gegevens over sociaal-emotionele ontwikkeling en gedrag (artikel 5);
  • Gegevens met betrekking tot gegeven of geïndiceerde begeleiding (artikel 6);
  • Gegevens omtrent verzuimhistorie (artikel 7).

Waar moet u verder rekening mee houden?

Het delen van de gegevens moet noodzakelijk zijn om het doel te bereiken en mogen niet meer gegevens worden gedeeld dan noodzakelijk is. Bovendien moeten de gegevens correct zijn en relevant. Deel gegevens op een veilige manier, bijvoorbeeld via een beveiligde portal of beveiligde mailservice (zoals SecuMailer, Aangetekend Mailen of ZIVVER).

Het is het aan de vo-school om de leerling en ouders te informeren over het delen van de gegevens met de mbo-instelling. Dit kan het beste een aantal maanden voor de overstap middels een aparte brief aan de leerling of ouders. Vervolgens moet de school actief inzage verschaffen in het overdrachtsdossier. Op deze manier kunnen eventuele onjuistheden voorkomen worden. Het biedt tevens de mogelijkheid om voor de overdracht eventuele bezwaren te bespreken. Het principe van hoor en wederhoor ligt hieraan ten grondslag.

Conclusie

Kortom, voor de overdracht van persoonsgegevens tussen een vo-school en een mbo-instelling is toestemming van de leerling of ouders niet (meer) vereist. Scholen moeten wel een manier vinden om de wetswijziging in te passen in hun beleid omtrent dit onderwerp. Hierbij blijft het van belang de leerling en ouders te betrekken bij de gegevensoverdracht.

Meer weten? Lees hier de informatie van Kennisnet over dit onderwerp.