In beginsel bestaat geen grondslag voor scholen voor het opslaan van een (kopie van) identiteitsbewijs en/of verblijfsvergunning o.i.d. in een leerlingdossier.[1] Op dit uitgangspunt bestaan wel enkele uitzonderingen wanneer dit nodig is op grond van bepaalde regelgeving. Dergelijke uitzonderingen worden hieronder weergegeven:
- Aanvraag door basisschool van bijzondere bekostiging voor asielzoekers in opvanglocaties en gezinslocaties die onderwijs volgen op de school. Om deze bijzondere bekostiging aan te vragen, moet de aanvraag een verklaring van het bevoegd gezag bevatten dat in de leerlingenadministratie documenten zijn opgenomen, waarin het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers de school noemt als opvang school voor deze kinderen.
- Aanvraag door basisscholen van extra materiële bekostiging voor Nederlands onderwijs aan anderstaligen (NOAT) en door scholen voor speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs voor extra personele bekostiging voor CUMI-leerlingen (CUMI staat voor Culturele Minderheden). De school moet in de schooladministratie een kopie bewaren van een bewijsstuk dat de ouder(s) of voogd afkomstig is uit een ander land.
Het advies hierbij is om dergelijke documenten niet zondermeer (in het leerlingdossier) in het LAS/LVS op te nemen. Opslaan kan het beste op een plek waar uitsluitend personen bij kunnen die de documenten nodig hebben voor de werkzaamheden. Verder is het advies om de documenten te ‘watermerken’ voor het doel waarvoor ze gebruikt worden, zodat ze niet voor andere doeleinden gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen scholen niet-noodzakelijk delen van de documenten weglaten (bijv. de Kopie ID-app van de Rijksoverheid). Zo kan een pasfoto op een identiteitskaart afgeplakt worden bij het kopiëren. Tot slot is een tip om goede, aanvullende beveiligingsmaatregelen te nemen. Denk hierbij aan twee-factor-authenticatie, versleuteling van de gegevens, (strenge) autorisaties en goede logging van de gebruikersactiviteiten.
[1] Scholen hoeven voor het schooljaar 2021-2022 de bewijslast, zoals een identiteitsbewijs of verblijfsvergunning niet te bewaren.
