Scholen krijgen wel eens een verzoek vanuit Veilig Thuis of de jeugdbescherming om nadere informatie te verschaffen over leerlingen. Een dergelijk verzoek om gegevens bestaat in veel gevallen uit een zeer brede vraagstelling en verloopt lang niet altijd via een beveiligde weg. De vraag is dan in hoeverre scholen verplicht zijn hieraan mee te werken.
Scholen hebben geen beroepsgeheim, maar op het moment dat het gaat om gezondheidsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht voor scholen. Op grond van deze geheimhoudingsplicht mogen scholen deze zogenoemde bijzondere persoonsgegevens van leerlingen en/of ouders in beginsel uitsluitend aan derden verstrekken, indien hiervoor uitdrukkelijke toestemming is verleend door de ouders.
Voor het passend onderwijs bestaan enkele situaties waarin deze toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens aan Veilig Thuis niet is vereist:
- Indien een wettelijke verplichting bestaat om gericht gegevens te verstrekken in het kader van een onderzoek door Veilig Thuis.
- Indien een melding aan Veilig Thuis wordt gedaan in het kader van ernstige vermoedens van kindermishandeling of huiselijk geweld. De school is verplicht om in dergelijke situaties eerst de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling te raadplegen én ouders tijdig te informeren over de melding bij Veilig Thuis.
Scholen dienen bij de uitwisseling rekening te houden met de beginselen van doelbinding en dataminimalisatie. Dit betekent dat de gegevensuitwisseling alleen mag plaatsvinden als dit het gezamenlijke doel dient en dat niet meer gegevens mogen worden uitgewisseld dan noodzakelijk en relevant. Gegevens kunnen bijvoorbeeld ook gepseudonimiseerd worden, zodat schade kan worden voorkomen als gegevens eventueel uitlekken. Het is daarom aan de school om een afweging te maken of de gegevensverstrekking noodzakelijk is en welke gegevens moet worden verstrekt, ongeacht de vraag naar bepaalde gegevens door Veilig Thuis.
Omdat het vaak gaat om complexe en gevoelige situaties is het belangrijk om deze bijzondere persoonsgegevens niet zomaar via de reguliere mail te versturen maar voor een beveiligd mailen oplossing te kiezen (bijvoorbeeld SecuMailer, Aangetekend Mailen of ZIVVER).
Tenslotte is het sluiten van een verwerkersovereenkomst met Veilig Thuis niet noodzakelijk, aangezien zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn en (bijzondere) persoonsgegevens verwerken op grond van wettelijke verplichtingen.
