Er zijn een aantal algemene zaken in de Kennisnet-formats (versie 2.0) waar je op moet letten:
- Vul alle drie de registers in, anders ben je niet compleet in het vastleggen van de verwerkingen;
- Geef de registers een eigen, duidelijk herkenbare bestandsnaam;
- Vul álle gevraagde schoolgegevens in en de datum van vulling/aanpassing (rechts bovenin)
- Wees kritisch bij het overnemen van de vooringevulde velden. Bijvoorbeeld bij “Technische en organisatorische maatregelen” op de overzichtspagina: de schooleigen maatregelen opnemen als die afwijken;
- Bijna alle scholen geven de schoolleiding/directie toegang tot BSN-nrs van medewerkers. Hebben zij die daadwerkelijk nodig om hun taken uit te kunnen voeren?
- Tab F: er wordt door scholen niet eenduidig ingevuld wat gedeeld wordt met DUO, Belastingdienst, ABP, UWV, Loyalis, Participatiefonds, etc. Wees zorgvuldig in het aankruisen van de gebruikte gegevens.
- Tab G: laat het veld “applicatiebeheerder intern” leeg, ons advies is om géén persoonsgegevens op te nemen in het register!
- Tab G: veld “Datalocatie” wordt vaak leeggelaten. Aangezien dit iets zegt over mogelijke datatransfer buiten EU, is advies om deze wel te vullen (al is het niet verplicht).
- Tab G: vul altijd de datum verwerkersovereenkomsten in. Als er met één of meerdere partijen nog geen verwerkersovereenkomst is afgesloten, is dit een belangrijk aandachtspunt.
- Tab G: haal de rijen weg van niet in gebruik zijnde “overige” verwerkers (niet bij Grote Verwerkers, want die worden doorgezet naar het overzicht in tab 1).
