Wanneer beveiligd mailen (in het onderwijs)

Uitgangspunt voor deze vorm van communicatie per mail is dat de beoogde ontvanger(s) is of zijn uitsluitend degenen zijn die de mail in ontvangst mogen nemen en daarnaast dat de content op geen enkele wijze kan of mag worden gewijzigd.

  • Als je vertrouwelijke informatie verzendt zoals bijvoorbeeld wachtwoorden voor systemen, documenten of afspraken
  • Bij het verzenden van uitnodigingen voor oudergesprekken, anders dan reguliere ouderavonden (bijvoorbeeld omdat de situatie van een leerling dit verlangt)
  • Bij het verzenden van bijzondere persoonsgegevens
  • Bij het verzenden van gevoelige persoonsgegevens
  • Bij het verzenden van vitale gegevens over je onderwijsinstelling
  • Als je niet zeker weet of het emailadres van de geadresseerde juist is en je probeert het toch
  • Bij het verzenden van een leerlingen- of medewerker dossier
  • Bij het verzenden van informatie inzake AVG verzoeken/privacyrechten
  • In tijden van crisis situaties, waarbij de mogelijkheid bestaat dat de verzender minder alert is op de inhoud van de boodschap (dan zou veilig mailen altijd uitgangspunt moeten zijn)

 

Wanneer dan niet

Verzenden van algemene informatie aan interne gebruikers waarvan het niet onmiddelijk schadelijk is als de informatie naar buiten zou ‘lekken’.