Een Medezeggenschapsraad (MR) is een zelfstandig medezeggenschapsorgaan binnen instellingen of organisaties, zoals scholen, die niet vallen onder de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Voor scholen is de Wet medezeggenschap op scholen (Wms) van toepassing. Iedere school hoort op grond van de Wms een MR te hebben. Deze bestaat uit personeelsleden en ouders. In het VO bestaat de MR tevens uit leerlingen die ouder dan 13 jaar zijn. Een bestuur met meerdere scholen heeft ook een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). Een GMR bestaat eveneens uit personeelsleden en ouders (en in het VO ook uit leerlingen ouder dan 13 jaar).
De MR praat met het bestuur over de begroting van de school. De GMR praat mee over bovenschoolse zaken zoals het bestuursformatieplan. Dergelijke algemene bevoegdheden van de (G)MR zijn gebaseerd op drie rechten:
- Het recht op overleg
- Het initiatiefrecht
- Het recht op informatie
Verder heeft de (G)MR een adviesrecht en instemmingsrecht. Op grond van deze rechten komt de (G)MR bijzondere bevoegdheden toe. Instemmingsbevoegdheden hebben bijvoorbeeld betrekking op verandering van onderwijskundige doelstellingen, fusies of de vaststelling of wijziging van bepaald beleid en regelingen. Adviesbevoegdheden zien op het aangaan van duurzame samenwerkingen en op de vaststelling of wijziging van lesroosters, hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid of het beleid omtrent de organisatie van de school.
De bijzondere bevoegdheden spelen ook een rol bij het op de juiste wijze tot uitvoering brengen van de AVG binnen de onderwijsinstelling. Zo is het instemmingrecht van belang wanneer een school een regeling wil vaststellen of wijzigen met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens: de (G)MR moet hiermee eerst instemmen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om regelingen omtrent leerlingdossiers, verzuimregistratie of cameratoezicht. Kort gezegd, maatregelen die direct betrekking hebben op de privacy van leerlingen, medewerkers of ouders kunnen niet zonder instemming van de (G)MR worden uitgevoerd. De (G)MR is dus mede verantwoordelijk voor het beschermen van persoonsgegevens binnen de school. Daarnaast dient advies te worden gevraagd aan de (G)MR op het moment dat de school een technologische voorziening, zoals een softwarepakket, invoert of wijzigt.
Daarnaast zijn ook het initiatiefrecht en het recht op informatie van de (G)MR van belang in het kader van naleving van de AVG. Zo is de (G)MR bevoegd om op eigen initiatief voorstellen te doen, bijvoorbeeld in het geval de school niet handelt in lijn met de AVG. Verder is de (G)MR bevoegd om vragen te stellen aan het bestuur die zien op naleving van de AVG. Voorbeelden van enkele vragen die de (G)MR in dat kader kan stellen zijn:
- Wat wordt er gedaan aan kennis, bewustwording en training?
- Is er voldoende budget en capaciteit vrijgemaakt?
- Zijn er externe adviezen ingewonnen en worden deze opgevolgd?
- Is er voldoende zicht op melding en afhandeling van datalekken?
- Zijn verwerkers/ketenpartners voldoende in beeld en zijn er duidelijke afspraken met hen gemaakt?
- Wat is de status van de AVG-implementatie?
Let op: dit is geen uitputtende lijst met vragen. Dit zijn enkel voorbeelden om aan te geven wat voor soort vragen de (G)MR kan stellen om betrokken te zijn bij naleving van de AVG door de school.
