De MBO Raad, Jeugdzorg Nederland en Ingrado hebben een Servicedocument opgesteld over het delen van persoonsgegevens tussen het onderwijs en de zorg. Hieronder zijn de belangrijkste punten uit dit document kort uiteengezet.
Bij de uitwisseling van informatie en persoonsgegevens tussen onderwijs- en zorginstellingen is het van belang dat goed kan worden uitgelegd wat het doel is van die uitwisseling. Een gezamenlijk doel in het kader van uitwisseling van gegevens tussen onderwijs en zorg kan bijvoorbeeld zijn de begeleiding naar het behalen van een diploma of een startkwalificatie. Tevens kan het doel zijn om zorg en hulpverlening te bieden.
De doelen voor het verwerken van persoonsgegevens zijn in beginsel gekoppeld aan een wettelijke taakomschrijving van de organisatie die de verwerking uitvoert. Zo volgt het doel van een mbo-school uit de Wet educatie en beroepsonderwijs. Het doel van gemeenten voor jeugdzorg volgt uit de Jeugdwet. Het verstrekken van persoonsgegevens is dan ook alleen toegestaan indien het verenigbaar is met het doel waarvoor die gegevens zijn verzameld en het delen van de gegevens noodzakelijk is om dat gestelde doel te bereiken. Verder is het bij een samenwerking met andere onderwijsinstellingen, gemeenten en/of hulpverlenende instanties belangrijk afspraken te maken over het delen van persoonsgegevens. Een voorbeeld van dergelijke afspraken is het model convenant van het Steunpunt Passend Onderwijs voor het terugdringen van schoolverzuim. Maar ook de Handreiking gegevensuitwisseling van het Nederlands Jeugdinstituut is hier een voorbeeld van.
Dus wat moet u doen? (zie hiervoor ook het stappenplan op p. 42 van het Servicedocument)
- Check of er een grondslag is om informatie te delen (toestemming, uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal/algemeen/gerechtvaardigd belang).
- Stel het doel van het delen van informatie vast. Motiveer voor jezelf en voor degene met wie de informatie gedeeld wordt waarom je informatie deelt.
- Check proportionaliteit. Motiveer voor jezelf en voor degene met wie de informatie gedeeld wordt welke informatie noodzakelijk is om het gestelde doel te bereiken. en wat je met de informatie gaat doen.
- Check subsidiariteit. Motiveer voor jezelf en voor degene met wie de informatie gedeeld wordt dat het gestelde doel niet op minder ingrijpende behaald kan worden.
- Wees transparant. Informeer de student, leerling of ouders dat persoonsgegevens gedeeld gaan worden, met wie ze gedeeld zullen worden en waarom.
- Leg vervolgens je afweging en de gemaakte afspraken vast.
